Die wichtigsten Fragen und Antworten für Ausstellende
Alle Infos auch hier als PDF:
FAQ / Preisliste / AGBs / Parken
Was kostet ein Stand auf dem Veganen Sommerfest Berlin?
Werft gerne einen Blick in unsere Preisliste, dort haben wir für Gastro-, Info- und Handelsstände die Preise und Dienstleistungen aufgelistet.
Bis wann, ab wann und wie kann ich mich anmelden?
Die Anmeldung erfolgt über ein Online-Formular auf unserer Webseite, das Ende März wieder für euch freigeschaltet wird. Bitte beachtet die AGBs und liest sie sorgfältig durch! Bis Ende Mai könnt ihr euch registrieren und innerhalb der nächsten. 2 Wochen melden wir uns wieder bei euch. Eine Anmeldung per Onlineformular berechtigt nicht zur Teilnahme am Sommerfest. Eine Teilnahme benötigt die Bestätigung durch den Veranstalter.
Was macht einen Gastro-, Handels- oder Infostand aus? Wofür sollte ich mich anmelden?
Als Infostand ist es ausschließlich gestattet über den jeweiligen Verein/die jeweilige Organisation zu informieren. Das Verkaufen von Waren ist hierbei untersagt! Natürlich können die Vereine auch Spenden generieren, Patenschaften für Tiere abwickeln, Onlinebestellungen aufnehmen, etc.
Als Handelsstand gilt, wer abgepackte Waren verkauft, wie bspw. Klamotten, abgepackte Lebensmittel, Kosmetik, etc. Natürlich ist es hierbei auch erlaubt, die Produkte zu verkosten. Hierbei darf jedoch kein Geld eingenommen werden! Die Verkostung von Lebensmittel unterliegt einer zusätzlichen Absprache mit dem Veranstalter, da gewisse Hygienevorschriften eingehalten werden müssen. Kommt in diesem Fall einfach auf uns zu.
Der Verkauf von unverpackten Lebensmitteln, dazu zählen auch nicht in Flaschen abgefüllte Getränke oder frisch zubereitete Getränke, entspricht einem Gastrostand. Die Ausstellenden haben den Richtlinien der Hygieneregulierungen des Bezirksamts Mitte Folge zu leisten.
Wo findet das Vegane Sommerfest Berlin statt?
Unser Fest findet auf dem Alexanderplatz mitten in Berlin statt. Nicht nur alteingesessene Veggies, sondern vor allem Touristen und Neulinge kommen vorbei, um sich die vegane Vielfalt anzuschauen.
Fakten und Zahlen: Wie viele Besucher*innen werden erwartet? Wie viele Stände gibt es?
Laut Zählungen der Stadt Berlin wird der Alexanderplatz an den Wochenenden im August von über 65.000 Menschen besucht (verteilt über drei Tage). Dabei gehen wir von einem täglichen Besucher*innenfluss von 5.000 – 7.000 aus. Bitte beachtet, dass der Alexanderplatz ein offenes Gelände ist und die Wetterlage natürlich auch immer eine Rolle spielt. Was die Stände anbelangt, feierten wir 2019 mit über 130 Ausstellenden. In diesem Jahr werden es weniger Stände als in 2019 sein, was der langen Pause geschuldet ist und wir froh sind erst einmal zurück zu sein.
Was hat es mit dem Sonntagsverkaufsverbot auf sich (ausgenommen hiervon sind Gastrostände)?
Aufgrund des Berliner Ladenöffnungsgesetzes ist der Verkauf von Handelswaren am Sonntag grundsätzlich untersagt. Um als Veranstalter eine Sondergenehmigung zu erhalten, bedarf es einer Festsetzung des Marktes. Dies ist jedoch auch nur möglich, sobald die Anzahl der Handelsstände über ⅔ der Teilnehmenden ausmacht. Da jedoch der Charakter des Sommerfestes nur durch zahlreiche Food- und Infostände erhalten bleiben kann, wird eine solche Gewichtung an Anmeldungen nicht erreicht. Daher bekommen wir keine Festsetzung mit dem Veganen Sommerfest Berlin und ein Sonntagsverkauf ist reinen Handelsständen untersagt. Für weitere Fragen informiert euch gern beim zuständigen Bezirksamt Mitte.
Nach welchen Kriterien werden Ausstellende ausgesucht? Wer darf alles aufs Festgelände?
Grundsätzlich bemühen wir uns immer, dass das Angebot sowohl im Food, als auch Info- und Handelsbereich vielfältig ist. Weiterhin achten wir darauf, dass die Anzahl an Food-, Handels- und Infoständen sich ungefähr die Waage hält. Im allgemeinen gilt, der/die Bewerber*in muss vegane Produkte vermarkten, verkaufen oder über vegane Themen informieren. Für Parteien oder politisch motivierte Vereine gilt ein generelles Teilnahmeverbot.
Welche Produkte dürfen auf dem Veganen Sommerfest Berlin gehandelt werden?
Wie der Name des Events schon verrät, dürfen ausschließlich vegane Produkte gehandelt werden. Dies bedeutet, dass die Waren keinerlei Bestandteile tierischer Erzeugnisse beinhalten dürfen. Dazu gehören unter anderem Milchprodukte, Eier, Honig und Fleisch, aber auch Leder, Wolle, etc. Beim Verstoß gegen diese Auflage behält sich der Veranstalter vor, den Ausstellenden des Geländes zu verweisen und den Stand zu schließen.
Wie werden die Standplätze an die Ausstellende verteilt?
Potentielle Teilnehmende können sich bereits bei der Anmeldung für einen präferierte Platz aussprechen. Hierbei bemühen wir uns natürlich immer den Wünschen unserer Ausstellenden nachzukommen, können jedoch nicht garantieren, dass der Stand letztendlich auch dort platziert wird. Ansonsten spielen logistische Faktoren (Strom- und Wasser) sowie das Produktangebot eine erhebliche Rolle. Food Trucks müssen meistens an Eck- und Randpositionen platziert werden, um einen reibungslosen Auf- und Abbau zu gewährleisten.
Wie sind die Öffnungs- und Räumzeiten des Veganen Sommerfest Berlin?
Das Sommerfest findet zu folgenden Zeiten statt (Veranstaltungszeiten):
- Freitag, 16. Juni 2023, 12 – 20 Uhr
- Samstag, 17. Juni 2023, 11 – 20 Uhr
- Sonntag, 18. Juni 2023, 12 – 18 Uhr
Für Auf- und Abbau sowie Ein- und Ausräumen der Stände sind folgende Zeiten vorgesehen (Räumzeiten – Auffahrtszeiten):
- Donnerstag, 15. Juni 2023, 16 – 18 Uhr (nur für Foodtrucks und in Absprache mit
dem Veranstalter) - Freitag, 16. Juni 2023, 09 – 12 und 20 – 21 Uhr
- Samstag, 17. Juni 2023, 09 – 11 und 20 – 21 Uhr
- Sonntag, 18. Juni 2023, 11 – 12 und 18 – 20 Uhr
Welche Dienstleistungen kann ich über den Veranstalter buchen, welchen Service bietet der Veranstalter darüber hinaus?
Zu unseren Dienstleistungen gehören einerseits die Versorgung mit Strom und Trinkwasser, aber auch Marktstände können über uns gemietet werden. Hierbei handelt es sich um Kosten, die wir von unserem Dienstleister an euch weitergeben. Ebenfalls buchbar bei uns (und Pflicht für alle Gastrostände, die keine eigene, den Hygienevorschriften entsprechende haben) ist eine Doppelspüle mit Warmwasseraufbereitung. Die Anmietung von Lager- oder Kühlfläche ist über uns jedoch nicht möglich.
Im weiteren organisiert der Veranstalter ein Bühnenprogramm und eine Tombola, um die Attraktivität des Festes zu steigern. In diesem Jahr mussten wir unser Angebot anpassen und somit haben wir auf der Bühne in diesem Jahr auch Vorträge und Diskussionsrunden.
Wie komme ich mit meinem Fahrzeug und Materialien auf das Festgelände?
Die Anfahrt auf das Gelände bedarf einer Zufahrtsgenehmigung, die ihr bei der Anmeldung eures Standes ebenfalls buchen könnt. Essentiell hierfür ist die Mitteilung eures Kfz-Kennzeichens, das wir vorschriftsgemäß an das Bezirksamt Mitte weiterleiten müssen. Das Befahren des Geländes ist außerdem ausschließlich während der Räumzeiten erlaubt (s. Öffnungs- und Räumzeiten). Dabei steht jedem Fahrzeug ein 20min Slot zur Verfügung.
Werden Parkgelegenheiten vom Veranstalter gestellt?
Im Allgemeinen dürfen keinerlei Fahrzeuge auf dem Alexanderplatz parken. Ausgenommen hiervon sind
Food Trucks sowie angemeldete Kühlanhänger. Alle weiteren Fahrzeuge dürfen den Alexanderplatz nur zum Be- und Entladen, im vorab vom Veranstalter zugewiesenen Zeitraum, befahren. Für allgemeine Parkmöglichkeiten, schaut doch einmal hier vorbei.
Wie und wo kann ich meinen Abfall entsorgen?
Sämtliche Kartons, Umverpackungen, altes Frittierfett usw. müssen vom Ausstellenden selbst entsorgt und der Verwertung zugeführt werden. Es steht eine beschränkte Anzahl an Abfallcontainern zur Verfügung. Stände, die viel Abfall produzieren, müssen zusätzlich Abfalltonnen mitbringen und verpflichten sich ihren eigens produzierten Abfall mitzunehmen. Die Abfalltonnen können nur durch den Dienstleister auf dem Fest gebucht werden. Extra Abfallltonnen sollten bei der Anmeldung unbedingt angegeben werden und evtl. nach Absprache mit uns selbstständig organisiert werden. Der Ausstellende ist selbst dafür verantwortlich, dass sein Stand und dessen Umgebung während der Veranstaltungszeiten von Verunreinigungen frei gehalten werden. Das Auslegen und Verteilen von Flyern, Aufklebern und anderen Werbe- und Informationsmaterialien außerhalb von Ständen ist nicht gestattet, um unnötigen Abfall zu vermeiden.
Was beinhaltet die Mehrwegpflicht?
Im Idealfall bemühen sich unsere Teilnehmenden lediglich Mehrweggeschirr zu verwenden. Da dies jedoch oft schwierig zu verwirklichen ist, müssen die Ausstellenden mindestens biologisch abbaubares Einweggeschirr verwenden.
Weiterhin empfehlen wir ein Pfandsystem, damit eine Entsorgung sichergestellt werden kann. Das Servieren der Speisen in essbaren Schalen ist eine weitere nachhaltige und umweltschonende Alternative! Zum kommenden Sommerfest bemüht sich das Veranstaltungsteam eine Waschstraße auf die Beine zu stellen. Einzeln interessierte Ausstellende, die bei diesem Konzept dabei sein möchten, können sich bei uns melden, um eine nachhaltigere Eventorganisation zu unterstützen!
Wird das Festgelände während der Nacht bewacht?
Sowohl während der Festzeiten, als auch während der Nächte zwischen den einzelnen Festtagen, haben wir Security am Platz. Hierbei übernimmt der Veranstalter jedoch keinerlei Haftung für Diebstahl oder auch Vandalismus. Ein übergreifender Sicherheitsschutz kann nicht vom Veranstalter angeboten und gewährleistet werden.
Was ist die Tombola und wie kann ich mich daran beteiligen?
Bereits seit vielen Jahren veranstalten wir eine riesige Tombola mit lauter spannenden Gewinnen für unsere Besucher*innen. Die Teilnahme ist super simpel und sorgt einerseits für Freude bei unseren Gästen als auch einen kleinen Werbeeffekt für euch. Bei der Onlineanmeldung könnt ihr bereits festlegen, ob und in welchem Umfang ihr an der Tombola teilnehmen möchtet.
Was ist mit jungen Unternehmen/Start Ups, gibt es hierfür spezielle Preise?
Auf den ersten Blick leider nein. Nichts desto trotz verlosen wir seit 2018 einen Standplatz für Unternehmen, die weniger als 1 Jahr alt sind. Für Start Ups gibt es auch ein gesondertes Anmeldeformular, bei welchem ihr angeben könnt, ob ihr teilnehmen wollt, auch wenn die Verlosung nicht zu Gunsten eures Start Ups ausgeht. Während der Anmeldung, sowie auf dem Fest, könnt ihr auch ordentlich die Werbetrommel für euer Unternehmen rühren.
Ich kann nicht mehr beim Fest teilnehmen, was nun?
Die Anmeldefrist ist noch nicht vorbei, du hast dich jedoch bereits online registriert? Gar kein Problem, bitte melde dich einfach per E-Mail bei uns und wir löschen dich aus unserer Interessentenliste.
Die Anmeldefrist ist schon vorbei und du hast bereits eine Zusage? Es sind nur noch zwei Monate/nur noch ein Monat bis zum Fest? Bitte werfe einen Blick in unsere AGBs. Ein Rücktritt zu diesem Zeitpunkt ist leider auch immer mit Kosten für den Ausstellenden verbunden. Ansonsten bleiben die laufenden Kosten beim Veranstalter hängen und unser non profit Event kann sich nicht refinanzieren.